Rätt att delta och anmälan

Aktieägare som önskar delta vid årsstämman ska:

• dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken senast tisdag den 16 april 2024, och
• dels anmäla sitt deltagande till Bolaget senast torsdag den 18 april 2024.

Anmälan ska ske skriftligen till Qap Legal Advisors AB, att: ”Årsstämma Vaxxa AB”, Box 5325, 102 47 Stockholm alternativt per e-post till info@qaplegal.com. I anmälan ska uppges fullständigt namn, person- eller organisationsnummer, aktieinnehav, adress, telefonnummer samt i förekommande fall, uppgift om ställföreträdare, ombud eller biträden (högst två). Anmälan ska i förekommande fall åtföljas av fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar.

Förvaltarregistrerade aktier
För att ha rätt att delta vid stämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per avstämningsdagen den 16 april 2024. Sådan omregistrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistrering som har gjorts av förvaltaren senast den 18 april 2024 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Ombud m.m.
Om aktieägare ska företrädas av ombud måste ombudet ha med skriftlig, daterad och av aktieägaren undertecknad fullmakt till bolagsstämman. Fullmakten får inte vara äldre än ett (1) år om det inte i fullmakten särskilt anges en längre giltighetstid, som dock längst får vara fem (5) år från utfärdandet. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska ombudet också ha med aktuellt registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen. För att underlätta bör kopia av fullmakt och andra behörighetshandlingar bifogas anmälan till bolagsstämman. Fullmaktsformulär kommer finnas tillgängligt på Bolagets webbplats, https://ir.vaxxa.se, senast tre (3) veckor före bolagsstämman.

Antalet aktier och röster
Antalet utestående aktier respektive röster i Bolaget uppgår vid tidpunkten för denna kallelse till 25 286 946. Bolaget innehar inga egna aktier.

Föreslagen dagordning:

1. Öppnande av stämman och val av ordförande vid stämman;
2. Upprättande och godkännande av röstlängd;
3. Val av en eller flera justeringsmän;
4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad;
5. Godkännande av dagordning;
6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse;
7. Beslut om
   (a) fastställande av resultaträkning och balansräkning;
   (b) dispositioner beträffande vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen;
   (c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör;
8. Fastställande av styrelsearvoden och revisorsarvoden;
9. Val av styrelse och revisorer eller revisionsbolag;
10. Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om emission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler;
11. Beslut om bemyndigande för styrelsen att vidta smärre justeringar av besluten;
12. Avslutande av stämman.

Förslag till beslut:

Punkt 1 – Val av ordförande vid stämman
Föreslås att Dennis Lundquist från Qap Legal Advisors utses till ordförande vid stämman, eller vid förhinder för denne, den som styrelsen anvisar.

Punkt 7 (b) – Resultatdisposition
Styrelsen föreslår årsstämman att ingen utdelning lämnas för räkenskapsåret 2023 och att disponera Bolagets resultat enligt styrelsens förslag i årsredovisningen.

Punkt 8 – Fastställande av styrelsearvoden och revisorsarvoden
Föreslås för tiden intill nästa årsstämma att styrelsearvoden ska utgå med ett belopp motsvarande fyra (4) prisbasbelopp till styrelsens ordförande och ett och ett halvt (1,5) prisbasbelopp till varje ordinarie ledamot som inte är anställd i och uppbär lön från Bolaget (baserat på prisbasbelopp för 2024).

Föreslås vidare att revisorsarvoden ska utgå på löpande räkning enligt sedvanliga debiteringsnormer.

Punkt 9 – Val av styrelse och revisor
Föreslås att styrelsen ska bestå av fyra (4) ordinarie ledamöter utan suppleanter.

Föreslås för tiden intill nästa årsstämma omval av nuvarande styrelseledamöter Per Örtenholm Hägerö, Daniel Rudeklint, Karl Frindberg och Mikael Tinglöf och att Per Örtenholm Hägerö omväljs som styrelseordförande.

För information om de styrelseledamöter som föreslås för omval hänvisas till Bolagets hemsida, https://ir.vaxxa.se.

Föreslås för tiden intill nästa årsstämma omval av den auktoriserade revisorn Andreas Folke som Bolagets revisor.

Punkt 10 – Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om emission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler
Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om bemyndigande för Bolagets styrelse att, vid ett eller flera tillfällen och med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, besluta om ökning av Bolagets aktiekapital genom nyemission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler. Betalning ska kunna ske kontant, genom apport, genom kvittning eller i övrigt med villkor. Bolagets aktiekapital och antal aktier får med stöd av bemyndigandet högst ökas med ett belopp respektive antal som ryms inom bolagsordningens gränser vid var tid gällande gränser. Syftet med bemyndigandet och skälen till eventuell avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt är att emissioner ska kunna ske för att tillgodose Bolagets kapitalbehov och säkra Bolagets fortsatta verksamhet och utveckling samt möjliggöra framtida förvärv. Vid avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska emission ske på marknadsmässiga villkor, dock med möjlighet till att lämna marknadsmässig emissionsrabatt. Bemyndigandet ska gälla för tiden intill nästa årsstämma i Bolaget.

Punkt 11 – Beslut om bemyndigande för styrelsen att vidta smärre justeringar av besluten
Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen, den verkställande direktören eller den styrelsen i övrigt förordnar, att vidta sådana smärre justeringar och förtydliganden av de på stämman fattade besluten i den utsträckning detta är nödvändigt för registrering av besluten.

Majoritetskrav
För giltigt beslut enligt punkten 10 krävs att förslaget biträds av aktieägare med minst två tredjedelar (2/3) av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.


Upplysningar på stämman
Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har rätt att begära upplysningar avseende förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen i enlighet med 7 kap. 32 § aktiebolagslagen (2005:551). Styrelsen och den verkställande direktören ska lämna ut sådana upplysningar om styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget.
 

Tillhandahållande av handlingar och fullständiga förslag
Redovisningshandlingar och revisionsberättelse kommer att hållas tillgängliga i Bolagets lokaler på Maskinvägen 27, 972 54 Luleå senast tre (3) veckor före stämman och skickas utan kostnad till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga på Bolagets webbplats, https://ir.vaxxa.se.

Fullständiga förslag till beslut, i den mån de inte redan framgår av kallelsen, och eventuella handlingar i enlighet med aktiebolagslagen (2005:551) kommer att hållas tillgängliga i Bolagets lokaler på ovan angiven adress senast två (2) veckor före stämman. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga på Bolagets webbplats, https://ir.vaxxa.se.

Behandling av personuppgifter
För information om hur dina personuppgifter behandlas i samband med bolagsstämman, se
https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

_____________________________

Stockholm i mars 2024
Vaxxa AB
Styrelsen

För mer information, vänligen kontakta:

Karl Frindberg, VD
070 - 530 31 23
kalle@vaxxa.se